ในทุกๆปีที่มีการเริ่มการศึกษาใหม่ สถาบันการศึกษาต่างๆ ตั้งแต่ระดับอนุบาลจนถึงปริญญาเอกจะมีการรับสมัครนักศึกษาเป็นประจำทุกปี เป็นช่วงเวลาสำคัญที่จะต้องมีคนมาจัดการด้านงานข้อมูลของนักศึกษาที่เข้าใหม่ทุกปี เมื่อผู้สมัครและสถาบันศึกษาตกลงกันแล้วว่าจะรับนักศึกษาเข้ามาที่สถาบันของตน ทางสถาบันจะต้องมีการออกบัตรประจำตัวนักศึกษา เพื่อเป็นการยืนยันว่าบุคคลนี้เป็นนักศึกษาภายในสถาบันของตนเอง เพื่อใช้ในการยืนยันตัวตนและเข้าถึงสวัสดิการต่างๆที่ทางสถาบันมีให้เพื่อรองรับและส่งเสริมการเรียนรู้ เช่น นำบัตรไปใช้กับระบบห้องสมุด การใช้บัตรในการลงเวลาเข้าเรียน การใช้บัตรนักเรียนกับระบบศูนย์อาหารภายในสถาบัน  บางสถาบันมีการผู้บัตรนักเรียนเข้ากับบัตรเดบิตเพื่อใช้ในการชำระค่าเทอม ทั้งหมดที่ว่ามานี้สามารถทำได้ด้วยบัตรเพียงใบเดียว

การพิมพ์บัตรนักเรียน นักศึกษา ถือว่าเป็นงานที่ค่อนข้างยุ่งยากที่ต้องมีคนมาจัดการทุกปี ต้องใช้ทรัพยากรทั้งบุคลากร บัตรพลาสติก เครื่องพิมพ์บัตร ฐานข้อมูล รูปถ่าย งานมีความซับซ้อนและมีขั้นตอนเยอะพอสมควร เราจะบริหารจัดการระบบการทำบัตรสำหรับนักเรียนอย่างไร ให้รวดเร็วและได้มาตรฐานตามที่ฝ่ายบริหารตั้งเป้าไว้ โดยผมขอยกตัวอย่างแต่ละปัจจัยดังนี้