7 ข้อควรรู้ ก่อนเลือกซื้อ “เครื่องพิมพ์บัตร”
ปัจจุบัน องค์กรและสายงานต่าง ๆ ได้ส่งเสริมการใช้ระบบการระบุตัวตนเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในองค์กร ทำให้เครื่องพิมพ์บัตรหรือเครื่องปริ้นบัตรกลายเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นอีกอย่างหนึ่ง ซึ่งในทุกวันนี้จะเห็นได้ว่าในท้องตลาดมีเครื่องทำบัตร เครื่องพิมพ์การ์ดให้เลือกหลากหลายรุ่น แล้วเครื่องทำบัตร เครื่องพิมพ์การ์ดรุ่นไหนจะเหมาะที่สุดกับคุณ นี่คือ 7 ข้อควรรู้ ก่อนเลือกซื้อ “เครื่องพิมพ์บัตร” ที่จะช่วยให้คุณสามารถเลือกซื้อเครื่องทำบัตรได้ตรงตามความต้องการและการใช้งานมากที่สุด
- ความปลอดภัย
การรักษาความปลอดภัยเป็นมาตรการสำคัญในทุกองค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับต่าง ๆ เช่น ข้อมูลทางการเงิน ประวัติการรักษาของคนไข้ หรือข้อมูลที่เป็นความลับอื่น ๆ และจะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลสำคัญ? ดังนั้น ก่อนเลือกซื้อเครื่องปริ้นบัตรจึงควรพิจารณาว่าเครื่องปริ้นบัตรที่กำลังจะซื้อนั้นมีระบบรักษาความปลอดภัยมากเพียงพอหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นระบบการเข้ารหัส การใช้ระบบรหัสผ่านเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถใช้งานเครื่องพิมพ์ได้ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ
- ประสิทธิภาพในการใช้งาน
เลือกใช้เครื่องพิมพ์การ์ดที่ออกแบบมาเพื่อการทำบัตรโดยเฉพาะ ซึ่งมักจะเป็นเครื่องพิมพ์บัตรที่ใช้การพิมพ์ภาพละเอียดสูง (High Definition Printing: HDP) หรือมีระบบการพิมพ์ 2 ขั้นตอน (Retransfer Printing) ซึ่งฟิล์ม HDP ที่ใช้ในกระบวนการพิมพ์ดังกล่าวจะช่วยให้ได้บัตรที่มีคุณภาพสูงและรายละเอียดชัดเจน และช่วยให้ภาพที่พิมพ์ออกมามีความคงทนด้วยระบบการเคลือบบัตรที่จะเคลือบพื้นผิวใส ๆ ลงบนบัตรในขั้นตอนสุดท้ายเพื่อช่วยเพิ่มความทนทานและยืดอายุการใช้งานของบัตรได้ยาวนาน
- จำนวนบัตรที่ต้องการพิมพ์
ในแต่ละเดือนหรือแต่ละปี คุณจำเป็นต้องพิมพ์บัตรจำนวนกี่ใบ? ส่วนใหญ่เป็นการพิมพ์บัตรจำนวนมากในครั้งเดียว หรือทำเป็นช่วง ๆ ตลอดทั้งปี? เพราะเครื่องทำบัตรแต่ละรุ่นก็จะมีคุณสมบัติรองรับการใช้งานที่แตกต่างกัน หากเป็นการใช้งานครั้งละไม่มากก็อาจซื้อเครื่องทำบัตรทั่วไปได้ แต่สำหรับการพิมพ์บัตรจำนวนมาก ควรเลือกเครื่องพิมพ์บัตรที่สามารถรองรับการพิมพ์ได้ตามการใช้งาน มีกล่องใส่บัตรและกล่องรับบัตรขนาดใหญ่ เพื่อให้สามารถพิมพ์บัตรได้อย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน โดยไม่ต้องคอยเติมวัสดุที่ต้องใช้สำหรับการพิมพ์บัตรบ่อย ๆ
- การเชื่อมต่อและความสะดวกในการใช้งาน
ในปัจจุบัน เครื่องพิมพ์บัตรยังสามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย ซึ่งจะช่วยสร้างความยืดหยุ่นในการพิมพ์บัตรได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์บัตรผ่านสมาร์ทโฟน เทคโนโลยีการเชื่อมต่อ USB สำหรับการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเครื่องเดียว การเชื่อมต่อระบบอีเทอร์เน็ต (Ethernet) สำหรับการพิมพ์บัตรผ่านเครือข่าย ไวไฟ และการพิมพ์ผ่านคลาวน์ เป็นต้น ซึ่งย่อมนำมาซึ่งความสะดวกในการใช้งานเป็นอย่างมาก
- ระบบวิเคราะห์ปัญหา
เครื่องพิมพ์บัตรบางรุ่นยัง นอกจากจะรองรับการใช้งานที่หนักหน่วงแล้ว ยังมาพร้อมกับระบบวิเคราะห์ปัญหาและแจ้งเตือนสถานะต่าง ๆ รวมถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นของเครื่องพิมพ์บัตร โดยระบบดังกล่าวจะช่วยให้คุณทราบถึงข้อมูลเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงเครื่องปริ้นบัตรโดยที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะด้านเทคนิค และสามารถแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นด้วยตนเองได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
- การรับประกัน
อย่าลืมสอบถามเรื่องการรับประกันเครื่องพิมพ์บัตร เงื่อนไขต่าง ๆ รวมไปถึงศูนย์บริการและช่องทางการติดต่อก่อนซื้อเครื่องพิมพ์บัตรเสมอ เผื่อว่าในกรณีที่สินค้าต้องมีการซ่อมแซม ชำรุด หรือใช้งานไม่ได้ตามที่ต้องการก็สามารถส่งเข้าศูนย์หรือเรียกช่างมาแก้ไขปัญหาที่หน้างานได้สะดวก โดยไม่ต้องปวดหัวกับการตามหาช่าง หรือในกรณีอยู่ในเงื่อนไขการรับประกันก็ยังสามารถส่งซ่อมเครื่องพิมพ์บัตรได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
- ตัวแทนจำหน่ายที่น่าเชื่อถือ
นอกจากการเลือกเครื่องพิมพ์บัตรหรือเครื่องพิมพ์การ์ดแล้ว การเลือกใช้บริการกับตัวแทนจำหน่ายที่น่าเชื่อถือก็เป็นปัจจัยที่มีความสำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งตัวแทนจำหน่ายที่ดีจะช่วยให้คำปรึกษาในการเลือกซื้อเครื่องพิมพ์บัตรได้เป็นอย่างดี ทำให้คุณสามารถเลือกซื้อเครื่องพิมพ์บัตรได้ตรงกับความต้องการ อีกทั้งยังมีบริการหลังการขายในกรณีที่ต้องการปรึกษาเรื่องการใช้งานหรือการซ่อมบำรุงเครื่องพิมพ์การ์ดอีกด้วย
เพียงเท่านี้ คุณก็จะสามารถเลือกซื้อเครื่องพิมพ์บัตร เครื่องปริ้นบัตรที่เหมาะสมกับงารเพื่อการใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด พร้อมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรของคุณแบบมืออาชีพได้ไม่ยากแล้ว
