การจัดการทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรและสถาบันสาธารณะทุกแห่งต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการจัดการพนักงานให้องค์กร หรือจะเป็นผู้เยี่ยมชมที่เข้ามาติดต่อประสานงาน ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าไรก็จะยิ่งมีผู้เข้าออกมากมายในแต่ละวันมากขึ้นเท่านั้น ทุกองค์กรจึงจำเป็นต้องมีเครื่องทำบัตรไว้ใช้งาน เพื่อช่วยให้การจัดวางระบบขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งในบทความนี้เราจะแสดงให้เห็นถึงเหตุผลสำคัญว่าทำไมองค์กรและสถาบันสาธารณะจึงต้องการเครื่องปริ้นบัตรไว้ใช้งาน และมันช่วยให้พนักงานในองค์กรทำงานง่ายขึ้นอย่างไร พร้อมแล้วมาดูกันเลย

1. เครื่องทำบัตรช่วยให้การระบุตัวตนของพนักงานง่ายดายยิ่งขึ้น

บัตรพนักงาน และบัตรผู้ติดต่อ เป็นสิ่งที่สามารถระบุตัวตนของแต่ละคนที่เข้าออกองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยและพนักงานในองค์กรสามารถแยกแยะคนในและคนนอกองค์กรได้ ซึ่งโดยปกติแล้วองค์กรหรือบริษัทขนาดเล็กมักจะไม่มีเครื่องทำบัตรส่วนตัว แต่จะใช้บริการปริ้นบัตรพนักงานและบัตรผู้ติดต่อจากหน่วยงานนอกแทน แต่ในกรณีสำหรับองค์กรหรือสถาบันสาธารณะขนาดใหญ่นั้นถือว่าจำเป็นต้องมีเครื่องปริ้นบัตรไว้ใช้งานเองเลยก็ว่าได้ เพราะจำนวนพนักงานและผู้เข้ามาติดต่อนั้นมีจำนวนมาก หากสั่งปริ้นบัตรจากหน่วยงานนอกบ่อย ๆ ก็จะทำให้องค์กรมีค่าใช้จ่ายที่สูงมากเกินความจำเป็น

2. เครื่องปริ้นบัตรทำให้การจัดการระบบการเข้าออกองค์กรมีประสิทธิภาพ

ในองค์กรและสถาบันสาธารณะ นอกจากเครื่องทำบัตรจะมีประโยชน์ในการสั่งพิมพ์บัตรพนักงานและบัตรผู้ติดต่อแล้ว ในแต่ละจุดต่าง ๆ ขององค์กรยังจำเป็นต้องใช้งานบัตรเพื่อควบคุมและทำงานอื่น ๆ ร่วมด้วย ไม่ว่าจะเป็นบัตรจอดรถ บัตรสำหรับรับประทานอาหารในโรงอาหาร หรือบัตรเพื่อการเข้าถึงพื้นที่เฉพาะ เป็นต้น จะเห็นได้ว่าหากองค์กรมีเครื่องปริ้นบัตรส่วนตัว การจัดการระบบต่าง ๆ ในองค์กรจะเป็นไปอย่างสะดวกและง่ายขึ้น ทำให้ผู้บริหารสามารถพัฒนาระบบการจัดการที่จอดรถ การจัดการการบริโภคหรือโรงอาหารขององค์กร การจัดการควบคุมการเข้าถึงพื้นที่ต่าง ๆ และการลาดตระเวนรักษาความปลอดภัยของเจ้าหน้าที่ให้เข้ากับแนวทางและวิสัยทัศน์ขององค์กรได้

3. เครื่องทำบัตรทำให้สามารถควบคุมบัตรพนักงานได้ดี

ในทุกครั้งที่มีพนักงานเข้าออกองค์กรใหม่ องค์กรจำเป็นต้องมีการสั่งทำบัตรพนักงานใหม่เสมอ ซึ่งการมีเครื่องปริ้นบัตรไว้ใช้งานในองค์กรจะทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น องค์กรสามารถวางแผนและจัดทำบัตรพนักงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผนยิ่งขึ้น สามารถสั่งจัดทำบัตรพนักงานได้รวดเร็วขึ้นด้วยต้นทุนที่ลดลง สามารถสั่งทำบัตรก่อนล่วงหน้าได้ เมื่อถึงวันเข้ามาทำงานก็สามารถรับบัตรพนักงานส่วนตัวได้เลย ไม่ต้องเสียเวลารอบัตรใหม่จากหน่วยงานนอก อีกทั้งการมีเครื่องทำบัตรส่วนตัวยังทำให้องค์กรควบคุมคุณภาพของบัตรพนักงานเองได้อีกด้วย

4. เครื่องทำบัตรส่งเสริมมาตรการรักษาความปลอดภัยขององค์กร

บัตรประจำตัวพนักงานทุกใบมักจะมีรายละเอียดส่วนตัวและข้อมูลขององค์กรระบุไว้ในภายในบัตร ซึ่งหากองค์กรหรือสถาบันสาธารณะตัดสินใจเลือกใช้บริการทำบัตรจากหน่วยงานนอก ก็มีโอกาสเสี่ยงที่ข้อมูลบริษัทเกินการรั่วไหลได้ ดังนั้นการซื้อเครื่องทำบัตรไว้ใช้งานในองค์กร ถือเป็นหนึ่งในวิธีการเก็บรักษาข้อมูลและความปลอดภัยขององค์กรได้ดีที่สุดวิธีหนึ่งเลย เพราะมีเพียงพนักงานในองค์กรบางฝ่าย หรือไม่กี่คนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลขององค์กรได้ ยิ่งหากบางองค์กรเลือกใช้บัตรพนักงานที่มีระบบชิปการ์ดด้วยแล้ว ก็จะยิ่งทำให้การรักษาความปลอดภัยเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมาก

เชื่อว่าคุณคงมองเห็นถึงความสำคัญของเครื่องทำบัตรกันแล้วใช่ไหมว่าเหตุใดทุกองค์กรและสถาบันสาธารณะขนาดใหญ่จึงนิยมซื้อเครื่องปริ้นบัตรส่วนตัวไว้ใช้งานกัน เราหวังว่าบทความนี้คงมีประโยชน์แก่ผู้ที่กำลังศึกษาเกี่ยวกับบัตรพนักงานและเครื่องทำบัตรพนักงานไม่ก็น้อย สำหรับบริษัทหรือองค์กรใดที่กำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการระบบต่าง ๆ ในองค์กร ลองซื้อเครื่องทำบัตรและนำระบบบัตรไปใช้งานในส่วนต่าง ๆ ขององค์กรดู รับรองว่าจะช่วยให้การทำงานและการจัดวางระบบต่าง ๆ ขององค์มีความปลอดภัย สะดวก และง่ายดายยิ่งขึ้นไม่มากก็น้อยแน่นอน